設計流程，讓熟悉實務的同仁早一點參與

在決定由誰簽核之前，可以先想一件事：這個關卡，究竟要確認什麼？

當系統被要求支援快速通關、一次批次簽核幾十張單時，每一個關卡要確認什麼，真的有被定義清楚嗎？

在討論 BPM 簽核流程時，我發現我們很容易先從組織圖開始看。這一關應該交給哪個單位？核准者是不是就設成單位的最高主管？

在決定由誰簽核之前，可以先想一件事：這個關卡，究竟要確認什麼？是檢查是否符合內控要求？還是需要有人從專業角度，判斷這件事能不能做？有些關卡，其實兩者都需要。

先把每個關卡的目的弄清楚，再依照實際需要與組織授權，安排誰提供專業判斷、誰負責審核，以及最後由誰核准。需要最高主管核准的，就依授權安排；如果已經授權給其他層級，也不必只是因為職位高低，就讓單據一直往上送。

不過，要把這些關卡設計好，還有一件很重要的事。

讓真正熟悉實際工作的人，早一點參與討論。

例如，送出單據之前，有哪些資料需要先確認？相關附件如果沒有和簽核流程串聯，未來需要查詢時，要怎麼找到？還有哪些業務判斷，是目前系統無法直接提供資訊，需要另外找人詢問或整理的？

這些看起來都是小細節，但實際執行時，往往會影響流程順不順暢。單位主管未必需要親自處理每個細節，但熟悉業務的同仁，通常更清楚哪些地方容易出問題。

所以我覺得，讓懂實務的人參與，時間點很重要。最好是在流程的步驟、規則和交接方式都還能調整時，就邀請他們一起討論。如果等到流程畫好了、系統也做完了，才請大家確認，很多原本可以事先談清楚的問題，可能就變成上線後才要處理的事情。

當然，參與流程設計，不代表以後每張單據都要增加一道簽核。

• 熟悉業務的同仁，可以協助釐清作業細節和例外狀況。
• 流程負責人，需要關心整體流程如何運作，以及後續需要怎麼調整。
• 簽核主管，則依照授權，對個別申請做出決定。

這些角色可以由不同的人負責，也可能由同一個人兼任。重點是，大家要先清楚各自的責任。

而且，流程設計完成、系統上線之後，這件事並沒有結束。當作業方式、規定或系統有變化時，誰負責提出調整？需要找哪些人確認影響？最後又由誰決定？這些最好都能在流程設計時一起考慮。熟悉實務的同仁，在工作中累積的新經驗，也應該有機會成為下一次流程改善的依據。

另外，記錄不同版本當下的簽核層級也很重要。例如，過了一段時間需要回頭查詢某張單據時，除了知道當時是誰核准的，也應該能確認他當時的核准權限，以及依據的是哪一版規定。

這些安排，其實也和未來的工作交接有關。當有人離職或職務輪替時，新接手的同仁不只是要知道有哪些工作要做，還需要理解為什麼這樣做、遇到例外該怎麼判斷，以及哪些事情需要找誰決定。

對我來說，這也是流程設計值得多花一些時間思考的地方。

好的流程設計，不只是把工作步驟系統化，也要把實務經驗、判斷依據與管理責任，一起納入考量。

這樣未來不論是流程調整，還是人員交接，都比較有依據，也不需要每次遇到問題，都重新找人問起。

原文 2026-10-16 發表於 LinkedIn；本頁為站內整理版，文字與原文相同，只調整了平台相關的說法。